fbpx

Yksityistielain muutos helpottaa kokouksiin osallistumista

Yksityistielain muutos

Tasavallan Presidentti Sauli Niinistö hyväksyi viime perjantaina lain Yksityistielain 58 § muuttamisesta. Lakimuutoksella helpotetaan ja joustavoitetaan yksityistien tieosakkaiden mahdollisuuksia osallistua tiekunnan kokouksiin etänä joko postin tai tietoliikenneyhteyden avulla.

Tiekunnalla on ollut jo aiemmin mahdollisuus järjestää tiekunnan kokous sähköisessä toimintaympäristössä (esimerkiksi Google Meet, Teams, tms), mutta tämä on vaatinut joko tiekunnan kokouksen päätöksen tai tiekunnan säännöissä on pitänyt olla sähköisen kokouksen mahdollistava määräys. Ongelmana onkin, ettei tällaisia päätöksiä tai sääntömuutoksia ole tiekunnissa tehty uuden yksityistielain (1.1.2019-) voimassaoloaikana, kun ei koronakriisistäkään ollut pari vuotta sitten juuri tietoa.

Lakimuutoksen myötä osallistumista helpotetaan ja joustavoitetaan. Nyt mahdollisuudesta etäosallistumiseen voi päättää joko tiekunnan toimitsijamies tai yksityistien hoitokunta. Etäosallistumisen mahdollisuus tulee ilmaista kokouskutsussa ja kokousilmoittautumiselle voi myös asettaa määräajan kokousjärjestelyjä helpottamaan.

58 § Tiekunnan kokous (momentit 1-3)

Tieosakkaat päättävät tienpidosta ja muista tiekuntaa koskevista asioista tiekunnan kokouksessa.

Tiekunnan kokous voidaan pitää myös sähköisessä toimintaympäristössä, jos tiekunnan kokouksessa niin päätetään tai tiekunnan säännöissä niin määrätään.

Tiekunnan toimitsijamies tai hoitokunta voi sallia osallistumisen tiekunnan kokoukseen postin tai tietoliikenneyhteyden taikka muun teknisen apuvälineen avulla sekä määrätä tällaisen osallistumisen ilmoittamista varten määräajan.

Lakimuutos helpottaa eteenkin muualla kuin yksityistien vaikutuspiirissä asuvia tieosakkaita. Hallituksen esityksen (HE 263/2020 vp, s. 4) mukaan “tiekunnan osakkaiden asuinpaikat vaihtelevat, niin Suomen sisällä kuin ulkomaillakin, minkä vuoksi etäosallistumismahdollisuus hyödyttäisi juuri niitä osakkaita, jotka asuvat kaukana tiekunnan kokouspaikasta ja, jotka ovat esimerkiksi tästä syystä estyneitä osallistumaan kokouksiin fyysisesti.

On kuitenkin hyvä huomata, ettei lakimuutoksen tarkoituksena ole siirtää kokouksia täysin verkossa pidettäviksi, vaan etäosallistuminen täydentää mahdollisuutta fyysisesti paikalle saapumiseen. Tämä on tärkeää myös yhdenvertaisuuden ja oikeusturva kannalta, sillä muun muassa osakkaiden tietotekniset valmiudet ja taidot voivat vaihdella merkittävästikin. Toiseksi on hyvä huomata, että tänä osallistumisen mahdollisuus on mahdollista vain toimitsijamiehen tai hoitokunnan niin salliessa.

Lähtökohta menettelyille kuitenkin olisi, että etäosallistuminen on vain osallistumisvaihtoehto ja perinteistä kokousosallistumista täydentävä mahdollisuus, jonka tiekunnan toimitsijamies tai hoitokunta voi sallia.” (HE 263/2020 vp, s. 8)

Nyt voimaan tullu YksTL 58 § lakimuutos on pysyvä, sillä joustavalle kokouksiin osallistumiselle on tarvetta ja sähköistä toimintaympäristöä tulisi hyödyntää kokousmenettelyissä enenevissä määrin.

Vinkit etäkokouksen valmisteluun

Tässäpä muutama vinkki siihen, miten hybridi- tai etäkokousta kannattaa valmistella:

  • Kokoukselle kannattaa valita sellainen fyysinen kokouspaikka, jossa on olemassa riittävän iso televisio tai mahdollisuus valkokankaan & videotykin asentamiselle
    • Lisäksi kokousta varten kannattaa olla hyvä konferenssikaiutin/ -mikrofoni & web-kamera

  • Tiekunnan kokouskutsuun tulee laittaa maininta osallistumismahdollisuudesta etänä sekä ilmoittautumisohjeet ja aikataulu etänä osallistuville
    • Kokous on kutsuttava koolle aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen tiekunnan kokousta

  • Etäosallistujien huomioimiseen kokoustilanteessa kannattaa kiinnittää huomiota jo kokouksen valmisteluvaiheessa
    • ts. miten kokouksen osallistujat todetaan, miten kokouksessa käydyt keskustelut välitetään etäosallistujille, miten jaetaan puheenvuorot, miten mahdolliset äänestykset toteutetaan ja kuinka kokouspöytäkirjojen allekirjoitus hoidetaan

Osallistumistavasta riippumatta tärkeintä on, että kokoukseen osallistujia kohdellaan yhdenvertaisesti niin, ettei kenenkään oikeusturva vaaraannu ja kokouksessa saadaan käsiteltyä yksityistielaissa määritellyt asiat. 

Routamap ja tiekunnat

Meillä Routamapilla ditgitaaliset järjestelmät, ratkaisut ja toimintatavat on iso osa meiän arkea. Näitä hyviä toimintatapoja jalostamme mielellämme myös kaikkien meiän tiekunta-asiakkaiden ja niissä toimivien tieosakkaiden hyväksi.

Käytännössä tämä tarkoittaa meillä esimerkiksi seuraavaa

  1. Ohjelmistot

    Tieisännöinnissä ja tieyksiköinnissä käytössämme on alati kehittyvä uuden sukulpolven toiminnanohjausjärjestelmä yksikointi.fi, jolla koko tiekunnan hallinto hoituu samalla järjetelmällä tekijöiden käsissä kustannustehokkaasti.

  2. Sähköinen asiakirjapankki

    Luotettavaan ja läpinäkyvään hallintoon mielestämme kuuluu, että tiekunnan keskeiset asiakirjat ovat kaikkien tieosakkaiden saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Tallennamme muun muassa kokouspöytäkirjat, tieyksikkölaskelmat, sekä maksuunpanoluettelot salasanalla suojattuun sähköiseen asiakirjapankkiin, josta ne ovat tieosakkaiden tarkasteltavissa milloin vain.

  3. Kokoukset hybridimallina tai kokonaan etänä

    Voimme toteuttaa tiekunnan kokouksen digitaalisia ratkaisuja hyödyntäen joko niin sanottuna hybridimallina tai tarvittaessa jopa kokonaan etäkokouksena. Hybridimallissa osakkaat voivat osallistua kokoukseen joko “normaalisti” fyysisesti paikanpäällä kokoustilassa tai etäyhteyden (kuten Google Meet, Teams, tms) avulla. Tuomme etäyhteydet mahdollistavat laitteet kokouspaikalle ja hoidamme samalla kokouksen teknisen toteutuksen.

Digitaaliset palvelut ovat kuitenkin vain käytännön toimintaa helpottavia tekijöitä, jotka eivät korvaa asiantuntemusta ja innostusta asioiden tekemiseen. Toimintatavat ja hyvät käytännöt kehittynevät ajan myötä, ja siinä voiski olla meille yhteen blogikirjoitukseen otsikkoa 🙂

Lähteet